Электронный документооборот

Документооборот - больная мозоль каждой компании. Главная проблема не в его сложности, а в практической невозможности найти человека, который справится с этой задачей. Чтобы облегчить жизнь работодателю, магистры в области технологий придумали ряд программ, способных грамотно вести электронный документооборот. Такая система сводит на нет человеческий фактор, а также помогает сотруднику ускорить сдачу отчетности.

Как минимум, переходя на документооборот электронный вы спасаете сотни бобров по всему миру. Так как данный вид работы с документами предполагает отсутствие бумажный носителей. А если серьезно, то вы избавляете себя и сотрудников от мук поиска в тысяче папок. Теперь достаточно ввести одно слово в поиске, и необходимый документ найден.

Принципы электронного документооборота довольно просты. Самый важный их них – это однократная регистрация документа, которая впоследствии дает возможность беспроблемно его идентифицировать. Второй спасительный принцип заключается в одновременном выполнении нескольких операций. Также важна непрерывность движения документа. Она позволяет выяснить, кто и когда с ним работал и какие изменения вносил. Также принцип работы в электронном виде позволяет исключить даже саму возможность дублирования документа. И, наконец, наличие массы статусов и атрибутов, которые не дадут вам пропустить ни одну деталь из жизни компании.

Сегодня можно встретить несколько классификаций документооборота. Наиболее часто на рынке представлены универсальные системы. Их наполнение весьма незамысловато: стандартный набор функций,  низкая стоимость и быстрая установка. Правда, есть и один минус - отсутствие соответствия потребностям фирмы.

Крупные компании, дабы облегчить жизнь себе и своей бухгалтерии, приобретают индивидуально разработанные системы электронного документооборота. Конечно, это просто огромные временные и финансовые затраты. Но взамен такие фирмы получают абсолютно персонифицированную систему. Сотрудников придется обучить, как и озаботиться покупкой нового оборудования, но результат не заставит себя ждать, производительность труда возрастет в разы.

Наиболее удобными можно смело называть комбинированные системы электронного документооборота. Их отличает простота и ценник платформы базовой, с нанизанными на нее индивидуальными модулями. Такая система способна полностью удовлетворить нужды предприятия. Создать такую систему электронного документооборота можно довольно быстро, как и освоить. К тому же, вы будете обладателем прав на продукт. А это значит, что за каждое новое рабочее место не придется доплачивать. У такой базы, как правило, очень дружественный интерфейс. Что располагает к ее быстрому освоению. И, наконец, она прекрасно соседствует и работает с любыми офисными приложениями.

Среди акул электронного документооборота популярностью сегодня пользуется сервис «Такском». С помощью этого сервиса можно не только удобно вести документооборот в рамках одного офиса. Он станет отличным помощником для компаний с большой веткой филиалов, так как позволяет легко обмениваться документами и  даже электронной печатью.